ESTEBAN ORDÓÑEZ CHILLARÓN (YOROKOBU) / La multitarea, al final de una jornada maratoniana de trabajo, te hace sentir sucio, agotado, pegajoso. Es como si tu cerebro hubiera pasado el día bañándose en el mar y se metiera a la cama sin duchar, manchado de salitre, en agosto. Un asco, una frustración. Por eso, acudimos como a la miel cuando escuchamos de algún método revolucionario de organización: el personal kanban, por ejemplo, adapta al plano personal el sistema de organización que nació en las fábricas de Toyota.

Un día cualquiera… Mientras escribes un artículo, vas recibiendo correos, respondiéndolos, revisando documentación para reportajes que no tienen nada que ver con el actual, buscando fuentes para entrevistas, vigilando Twitter porque sí, desoyendo Whatsapp (pero desoír incluye el acto de oír, perder el hilo, y decidir no mirar).

Las fechas de entrega obligan a solapar varios proyectos y existe el riesgo de que, en el caso de un trabajo creativo, se contaminen entre ellos y acabes abusando de los mismos itinerarios mentales. El inconveniente mayor, en cambio, es la reducción drástica de calidad. Saltar de un asunto a otro corta la concentración profunda: se nos quedan, como materia prima útil, solo las ideas que viajan por la parte más superficial de nuestro cerebro.

El “personal kanban” aporta soluciones útiles para evitar la sobrecarga de trabajo y sus consecuencias

También peligran los plazos. La multitarea tiende a alargar el tiempo necesario para avanzar en cada paso del proyecto y, por supuesto, eleva el cansancio (la quemazón) con que lo afrontamos. Sin embargo, de tanto en tanto, aparecen herramientas para no sucumbir a la desesperanza, o al menos, para disfrutar de un momento de subidón soñando que domaremos nuestro día a día.

Hace unos días, el portal Quartz abordó el método personal kanban tomando como punto de partida el libro Personak Kanban: Mapping Work-Navigating Life. El título está bien pensado, sigue la lógica gurú según la cual no puedes plantear una solución a un problema, por muy técnico que sea, sin asegurar que, además, le cambiarás la vida al personal.

Pero al margen de los gajes del coach, kanban aporta instrucciones útiles para evitar la sobrecarga de trabajo y sus consecuencias. El autor, James Benson, adapta a la esfera personal y al trabajo en el campo del conocimiento, un método japonés de fabricación industrial que también ha sido empleado en desarrollo de software. Se trata de un sistema para tomar consciencia del trabajo, sus componentes, sus urgencias.


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