ISABEL GARZO (YOROKOBU) / Las bandejas de entrada del correo electrónico son, a menudo, cajones de sastre o, aún peor, “cajones desastre”. A continuación, exponemos algunos sistemas de ordenación, pautas para el borrado de correos y otros consejos generales.

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ORGANIZACIÓN CON ETIQUETAS O CARPETAS

– Según importancia / temática

Es la forma de ordenación más habitual después, quizá, de la opción de acumular los correos sin ordenarlos en absoluto.

Algunos gestores de correo, como Gmail, permiten programar filtros que hacen que un correo que contenga una determinada palabra en su asunto o que provenga de un determinado remitente pase automáticamente a la carpeta que se designe. Así, los correos se ordenan solos.

Pero también es posible, tanto en Gmail como en cualquier otro, crear las carpetas y mover cada correo manualmente a la que corresponda.

Por ejemplo, se puede crear una carpeta para los correos de trabajo, otra para los personales y otra para los referentes a una afición.

Si se trata de una cuenta que sólo se utiliza para el trabajo, puede ordenar los correos por proyectos o clientes, crear otra carpeta para asuntos de la empresa y los empleados (por ejemplo, cenas corporativas o regalos para compañeros) y otra más para correos de proveedores.

Correo electrónico clasificado según importancia

El consultor de productividad José Ignacio Azkue dice que el problema del correo electrónico es que “lo solemos consultar por orden cronológico, dando la misma importancia a todos los correos”. En contraposición a esto, él recomienda “clasificarlos según su importancia” utilizando reglas y filtros. “Sólo hay tres tipos de correos: basura, información relativamente importante o tareas. No te van a llegar más cosas”, zanja. Por lo tanto, recomienda definir las condiciones que permitan hacer caso primero a los más relevantes. Se pueden ordenar por remitente, según palabras clave o según si estás como destinatario principal o en copia, por ejemplo.

José María Villarmea, que se dedica al personal productivity training, coincide con esta ordenación por importancia. Cree que es necesario ordenar los correos de “más caliente” a “menos caliente”. Y advierte: “La bandeja de entrada de nuestro correo puede ser un gran agujero negro si no la menejamos con eficacia”.

– Según urgencia

Zach Hanlon, experto en marketing y ventas, recomienda ordenar los correos laborales según su urgencia y no según su temática. Así, él cree que son suficientes cinco carpetas: [Seguir leyendo].